Politique de confidentialité portant sur le dispositif d’alerte
1. Identité et coordonnées du Responsable de traitement
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, notamment les dispositions de la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 dit « RGPD »), La Rosée Cosmétiques, responsable du traitement, dont le siège social est situé 16 rue du Plat 69002 à Lyon, vous informe que les informations recueillies dans le cadre de son dispositif d’alerte (ci-après, le « Dispositif ») font l'objet d'un traitement de données à caractère personnel. Le Dispositif a pour objectif de recueillir et traiter les alertes professionnelles signalant toute violation des lois et réglementations applicables ou, plus généralement, toute situation contraire aux valeurs et aux règles internes de La Rosée Cosmétiques.
Le Dispositif est accessible via le site internet suivant : https://integrity.larosee-cosmetiques.com/#/ .
2. Données personnelles collectées
Les catégories de données personnelles qui sont susceptibles d’être collectées dans le cadre de ce Dispositif sont les suivantes :
- Informations relatives à l’identité de l’émetteur d’alerte : nom, prénom, fonction occupée, adresse personnelle, numéro de téléphone, courrier électronique ;
- Informations relatives à la personne faisant l’objet de l’alerte : nom, prénom, fonction occupée, coordonnées professionnelles ;
- Le cas échéant, les informations relatives aux personnes figurant dans l’alerte en tant que témoins ou victimes des pratiques ou des faits signalés : nom, prénom, fonction occupée, coordonnées professionnelles ;
- Informations relatives aux faits signalés : le dispositif propose une zone de texte libre pour effectuer le signalement. Les données à caractère personnel que vous saisissez dans cette zone sont également susceptibles de faire l’objet d’un traitement de données et il est possible que des données sensibles soient recueillies ;
- Informations recueillies dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
- Informations relatives aux comptes rendus des opérations de vérification ;
- Informations relatives aux suites données à l'alerte ;
- Informations relatives aux personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement des alertes : nom, prénom, fonction occupée, coordonnées professionnelles, données liées au « workflow » des signalements, journaux de connexion à la plateforme
3. Finalités du traitement
Ces données sont collectées et traitées afin de recueillir et traiter les alertes ou les signalements visant à révéler un manquement à une règle spécifique. Il peut s’agir tant de manquements à des règles d’origine légale ou réglementaire, à des manquements éthiques, ou des manquements aux politiques internes/ valeurs de La Rosée Cosmétiques.
4. Base légale du traitement
La base légale du traitement est, selon l’alerte :
- Le respect, par La Rosée Cosmétiques d’une obligation légale lui incombant, et imposant la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle
5. Durée de conservation des données
La Rosée Cosmétiques ne conserve les données personnelles des membres du Dispositif que pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, conformément aux recommandations en vigueur :
- lorsque les données sont relatives à une alerte considérée par La Rosée Cosmétiques comme n’entrant pas dans le champ du Dispositif, ces données sont détruites sans délai, ou anonymisées ;
- lorsqu’aucune suite n’est donnée à une alerte rentrant dans le champ du Dispositif, les données relatives à cette alerte sont détruites ou anonymisées dans un délai de deux (2) mois à compter de la clôture des opérations de vérification ;
- lorsqu’une procédure disciplinaire ou judiciaire est engagée à la suite du traitement de l’alerte émise, les données relatives à cette alerte sont conservées jusqu’au terme de la procédure (ou durée maximale de 6 ans à compter de la clôture de l’enquete/procédure ou jusqu’à la clôture en dernier recours et devenue définitive de la procédure judiciaire).
6. Destinataire des données
Les données collectées par La Rosée Cosmétiques dans le cadre du Dispositif ne seront accessibles qu’à La Rosée Cosmétiques et les salariés habilités.
La Rosee Cosmétiques est également susceptible de communiquer des données afin de répondre à des demandes légales ou réglementaires, des décisions de justice, assignations ou procédures juridiques, si le respect de la réglementation en vigueur l’exige. En aucun cas, La Rosée Cosmétiques ne vend, ni ne loue vos données personnelles à des tiers pour leurs propres activités.
7. Transfert des données hors UE
Les données collectées dans le cadre du Dispositif sont traitées au sein de l’Union Européenne. Dans les cas où des transferts de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne auraient lieu, La Rosée Cosmétiques s’engage à ce que le destinataire soit situé dans un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne ou que des mesures soient mises en place afin de garantir que les données transférées bénéficient d’une protection adéquate, conformément aux dispositions prévues par le RGPD.
8. Droits des personnes
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation, d’effacement et de portabilité de vos données personnelles dans les conditions prévues par le RGPD.
En outre, vous disposez du droit de définir vos instructions concernant la conservation, la suppression et la communication de vos donnes personnelles après votre décès, dans les conditions prévues par la li française.
Enfin, vous disposez à tout moment du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement de vos données requiert un tel consentement.
9. Modalités d’exercice des droits
Lorsque vous souhaitez faire valoir vos droits, il vous suffit d’envoyer une demande à La Rosée Cosmétiques soit :
- par écrit à l’adresse suivante : La Rosée Cosmétiques, Service données personnelles et juridique – 16 rue du Plat 69002 à Lyon ;
- Par e-mail à l’adresse : rgpd@larosee-cosmetiques.com
Nous vous remercions de bien vouloir accompagner votre demande des éléments nécessaires à votre identification (nom, prénom, e-mail), ainsi que toute autre information nécessaire à la confirmation de votre identité. En cas de doute sur l’identité du demandeur, une pièce d’identité pourra vous être demandé. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes qui nous sont adressées. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.
Si, après avoir contacté La Rosée Cosmétiques et malgré ses efforts, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en France (3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 ou https://www.cnil.fr) ou de toute autre autorité de protection des données compétente.
10. Sécurité des données
La confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel étant au cœur des préoccupations de La Rosée Cosmétiques, des mesures de sécurité techniques et organisationnelles sont mises en place afin de préserver leur sécurité et, notamment, empêcher toute destruction, perte, altération, divulgation, intrusion ou accès non autorisé à ces données, de manière accidentelle ou illicite.
Pour ce faire, La Rosée Cosmétiques met en place de telles mesures techniques et organisationnelles afin de s’assurer que les données personnelles sont conservées de façon sécurisée et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies, conformément au droit applicable. Conformément à la réglementation applicable, en cas d’atteinte avérée aux données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, La Rosée Cosmétiques s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigée par ladite réglementation, aux personnes concernées.
11. Mise à jour de la politique
La Rosée Cosmétiques se réserve le droit de modifie et/ou d’actualiser la présente politique de confidentialité. Tout changement ou mise à jour sera effectif(ve) immédiatement dès qu’il (elle) sera publié(e) sur le site internet du Dispositif.
12. Droit applicable
La présente politique de confidentialité est soumise au droit français, sauf dispositions impératives prévues par le droit de tout autre pays dans lequel résiderait la personne concernée par le traitement de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre du Dispositif.