Dispositif d'alerte de La Rosée Cosmétiques
La Rosée Cosmétiques a mis en place un dispositif de recueil et de traitement des alertes accessible à tous ses collaborateurs ainsi qu’à ses parties prenantes (cocontractants, fournisseurs, sous-traitants, communautés, etc…) en conformité avec les dispositions légales applicables, et notamment la Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (dite « Sapin II »), ainsi que la Loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 concernant la protection des lanceurs d'alerte (dite « Waserman ») (ci-après le « Dispositif d’alerte »).
La transparence, la confiance et l’éthique sont essentielles à la vie des entreprises et sont des valeurs importantes pour La Rosée Cosmétiques. C’est pourquoi, nous encourageons tous nos collaborateurs, ainsi que nos parties prenantes, à nous faire part de toute information relative à des violations, ou de potentielles violations, des lois et réglementations applicables ou, plus généralement, à des situations contraires à nos valeurs et nos règles internes de façon à pouvoir prendre les mesures correctives utiles le cas échéant.
Le Dispositif d’alerte s’applique à La Rosée Cosmétiques.
Ci-après dénommes ensemble «La Rosée Cosmétiques ».
Qui peut lancer une alerte ?
Le Dispositif d’alerte est destiné à tous les collaborateurs et toutes les parties prenantes de La Rosée Cosmétiques quelle que soit leur localisation, particulièrement :
- les collaborateurs, les anciens collaborateurs et les candidats à un emploi (lorsque les informations communiquées ont été obtenues dans le cadre de leur candidature) ;
- les collaborateurs extérieurs et/ou occasionnels (ex : stagiaires, apprentis, intérimaires, etc…) ;
- les actionnaires, associés et titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale de La Rosée Cosmétiques ;
- les membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance ;
- les cocontractants et autres parties prenantes : clients, prestataires, fournisseurs, sous-traitants, etc…
Le lanceur d’alerte doit transmettre, simultanément à son signalement, tout élément ou toute information permettant de justifier qu'il appartient à l'une des catégories de personnes visées ci-dessus.
Le lanceur d’alerte doit agir de bonne foi, c’est-à-dire en ayant des motifs raisonnables de croire, à la lumière des circonstances et des informations dont il dispose au moment du signalement, que les faits qu’il signale sont véridiques.
L’utilisation abusive du Dispositif d’alerte, c’est-à-dire une utilisation de mauvaise foi ou avec l’intention de nuire à autrui, peut aboutir, le cas échéant, à des poursuites judiciaires à l’égard du lanceur d’alerte.
Le lanceur d’alerte doit agir sans contrepartie financière directe. La démarche de signalement ne doit pas être accompagnée d’une récompense ou d’une rémunération ayant une nature financière. Par exemple, le lanceur d’alerte ne doit pas rechercher de gratification en échange de son signalement ou conditionner la communication des éléments d’information à sa disposition au paiement d’une somme d’argent.
Quels types de faits peut-on signaler ?
Tout manquement aux principes et autres règles internes applicables au sein de La Rosée Cosmétiques, toute violation de lois et réglementations nationales et/ou internationales et notamment toute situation liée aux domaines suivants :
- Actes de corruption ou de trafic d'influence (ex : cadeaux répétés auprès d’un agent privé ou public dans le but d’influencer sa décision dans un appel d’offres) ;
- Pratiques anticoncurrentielles (ex : ententes entre acteurs d’un même marché ayant pour objet ou pour effet d'empêcher, de restreindre ou de fausser le jeu de la concurrence, abus de position dominante ; Atteinte aux libertés fondamentales et droits humains, à la santé ou sécurité des personnes (ex :, harcèlement sexuel, harcèlement moral, discrimination, atteintes aux droits des enfants dans la chaîne d’approvisionnement, absence de politiques relatives à la santé et la sécurité au travail) ;
- Non-respect des normes et des standards en matière d'environnement (ex : pollution de l’air, du sol, lors du transport, déforestation, utilisation et rejet de produits toxiques interdits) ;
- Fraude comptable/financière (ex : détournement de fonds) ;
- Utilisation frauduleuse des données à caractère personnel (ex : violation des données personnelles des salariées ou des partenaires) ;
- Et tout autre crime, délit, menace ou préjudice sérieux causé à l’intérêt général (ex : meurtre, viol, mise en danger d’autrui, sanction prise à l’encontre d’un lanceur d’alerte, comportement potentiellement dangereux pour la population).
Chacun peut signaler un fait qui s’est produit ou qui est susceptible de se produire dont il estime qu’il s’inscrit dans l’une des situations susmentionnées. L’auteur du signalement doit s’assurer préalablement que le fait est bien en lien avec l’activité de La Rosée Cosmétiques.
Comment lancer une alerte ?
La Rosée Cosmétiques a mis en place un dispositif numérique permettant d’effectuer des signalements de manière confidentielle, anonyme (ou non) et sécurisée via https://integrity.larosee-cosmetiques.com/#/ .
Il est également possible d’utiliser l’adresse mail : compliance@larosee-cosmetiques.com ou d’adresser l’alerte par voie postale à l’adresse suivante : Référents compliance de la Rosée Cosmétiques 16 rue du Plat 69002 à Lyon.
Ce dispositif est disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, en 2 langues (français et anglais) et permet de lancer une alerte auprès de l’ensemble des entités de La Rosée Cosmétiques.
Après envoi au travers du dispositif numérique, le lanceur d’alerte reçoit un accusé de réception sous 7 jours ouvrés maximum lui indiquant que son alerte va faire l’objet d’un examen approfondi.
Si un signalement est lancé de manière anonyme sur la plateforme https://integrity.larosee-cosmetiques.com/#/, c’est-à-dire sans identification de son auteur ou, par exemple, en renseignant un nom qui ne correspond pas à la vraie identité de son auteur, le lanceur d’alerte pourra suivre le traitement de son alerte grâce au numéro de suivi qui lui a été adressé au moment du dépôt de son signalement.
Dans tous les cas, le lanceur d’alerte devra conserver le numéro de suivi qui lui sera adressé à la suite de son signalement afin d’accéder au suivi de son traitement à tous les stades de la procédure.
Quels sont les éléments à transmettre à l’appui d’une alerte ?
Les éléments à communiquer à l’appui d’un signalement, dans la mesure du possible, sont les suivants (vous y répondrez à travers les questions à renseigner dans le formulaire de signalement) :
- La date et le lieu du ou des faits constatés en violation de lois et réglementations nationales et/ou internationales ;
- L’identité de ou des personnes mises en cause et leurs fonctions ;
- La façon dont l’auteur du signalement en a eu connaissance (personnellement ou par l’intermédiaire d’un tiers) ;
- L’existence de témoins des faits allégués (autres salariés ou partenaires) ;
- Tous documents ou informations qui pourraient étayés les faits signalés ou présumés ;
- Si l’auteur du signalement en a informé un tiers ou une autorité extérieure.
Dans ce cadre, il est recommandé à l’auteur du signalement de s’identifier pour faciliter le traitement, sachant que son identité sera traitée de manière confidentielle conformément au présent Dispositif d’alerte.
Enfin, le lanceur d’alerte a la possibilité d’effectuer, soit directement, soit après avoir lancé une alerte via le dispositif numérique, un signalement externe vers les autorités dont la liste a été définie par le « Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte ». Les principales autorités externes concernées sont visées l’Annexe 1 intitulée : « Quelles autorités externes peuvent recueillir un signalement ? »
Comment les alertes sont-elles traitées ?
La Rosée Cosmétiques a désigné en interne des personnes dédiées, impartiales et compétentes, chargées de réceptionner et de traiter les signalements reçus via le dispositif numérique. Ces référents examinent le contenu des alertes soumises, vérifient qu’elles correspondent aux critères de recevabilité. Les référents procèderont à la vérification des éléments suivants :
- l’alerte comporte a minima les éléments à transmettre (décrits à la question « Quels sont les éléments à transmettre à l’appui d’une alerte ? ») ;
- les faits rapportés sont susceptibles de constituer une violation des dispositions visées à la question « Quels types de faits peut-on signaler » ? ;
- les faits rapportés sont formulés de façon précise ;
- les faits rapportés sont étayés, dans la mesure du possible, par des documents et/ou informations justificatifs.
A ce titre, ils peuvent contacter les lanceurs d’alerte afin de clarifier les informations signalées dans le cadre de l’étude de recevabilité.
Si un signalement est jugé non recevable en l’absence de communication d’éléments factuels suffisamment détaillés permettant son traitement, l’auteur du signalement en est informé par écrit ainsi que des raisons pour lesquelles La Rosée Cosmétiques a considéré que son signalement n’est pas recevable. S’il le souhaite, le lanceur d’alerte pourra alors effectuer un signalement externe comme visé ci-dessus.
Lorsque le signalement est recevable, les personnes dédiées au traitement du signalement en informeront le lanceur d’alerte et peuvent le contacter afin de solliciter des informations complémentaires, les interviewer, interroger des témoins ainsi que la personne mise en cause.
Le lanceur d’alerte est informé des différentes étapes de traitement de son alerte au travers de l’espace sécurisé mis à sa disposition.
Un rapport d’enquête est réalisé dans ce cadre et transmis aux des personnes en interne pour que des mesures correctives soient prises le cas échéant.
A toutes les étapes d’examen du signalement, le dispositif numérique utilisé et la procédure interne de traitement des alertes garantissent une stricte confidentialité s’agissant :
• de l'identité des lanceurs d’alerte ;
• de l’identité des personnes visées par les lanceurs d’alerte et, le cas échéant, de tout autre tiers mentionné dans le signalement ;
• des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement.
Quel est le traitement des données à caractère personnel ?
Les traitements de données à caractère personnel sont réalisés dans le respect de la règlementation applicable, notamment les dispositions de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ou « RGPD ».
Pour en savoir plus sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de ce dispositif, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité dédiée : Politique de confidentialité portant sur le dispositif d'alerte.
Quel est le niveau de protection des lanceurs d’alerte ?
Le lanceur d’alerte, s’il agit de bonne foi et sans rechercher la moindre contrepartie financière directe, bénéficie des mesures de protection prévue par la loi, notamment l’absence de toute forme de représailles. Si le lanceur d’alerte pense faire l’objet d’une telle mesure suite au lancement de son alerte, il doit immédiatement en informer La Rosée Cosmétiques par tous moyens.
Bénéficient également des mêmes mesures de protection, les personnes suivantes :
- Les facilitateurs - toute personne physique ou toute personne morale de droit privé à but non lucratif (ex : association) qui aide le lanceur d'alerte dans sa démarche ;
- Les personnes en lien avec le lanceur d'alerte :
- Les personnes physiques qui risquent de faire l'objet d’une mesure de représailles dans le cadre de leurs activités professionnelles et personnelles (ex : collègues, proches du lanceur d'alerte, etc…) ;
- Les entités juridiques, au sens de l'article L. 233-3 du code de commerce, appartenant au Lanceur d'Alerte, pour lesquelles il travaille ou avec lesquelles il est en lien dans un contexte professionnel.
La Rosée Cosmétiques s’engage à appliquer strictement ces mesures de protection.
Elle rappelle enfin que pourront faire l’objet de sanctions un signalement calomnieux ou de mauvaise foi, ou réalisés dans l’intention d’obtenir une compensation financière directe.
Quelles autorités externes peuvent recueillir un signalement ?
Comme évoqué plus haut, le lanceur d’alerte a la possibilité d’effectuer un signalement externe vers les autorités dont la liste complète a été définie par le « Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte » (https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000046357368).
Ainsi, nous vous invitons à consulter l’Annexe 1 intitulée : « Quelles autorités externes peuvent recueillir un signalement ? »